Excel para presupuestos de placas solares: hasta cuándo te vale

Vamos a quitarnos una cosa de en medio: el Excel no es el enemigo. Es con lo que empieza casi todo el mundo, es gratis, lo controlas y no depende de nadie. Hay instaladoras facturando bien que siguen con su hoja de siempre, y hacen bien.

El problema del Excel no es que sea malo. Es que el día que deja de valerte no te avisa. No se rompe: simplemente empiezas a ir más lento, a mandar menos presupuestos de los que podrías y a perder alguno sin enterarte de por qué. Esto va de reconocer ese momento.

Lo que el Excel hace bien (y conviene reconocer)

Si tu hoja lleva años funcionando es porque hace bien tres cosas: calcula lo que tú quieres como tú quieres, no cuesta dinero, y no le tienes que pedir permiso a nadie para cambiarla. Eso no es poco, y cualquiera que te venda un software diciendo que el Excel es una porquería te está vendiendo humo.

Mientras hagas pocos presupuestos al mes, los hagas tú y te acuerdes de todos, el Excel es la respuesta correcta. En serio.

Lo que te cuesta, con números

Aquí es donde conviene ser honesto con uno mismo. Coge tu último mes y haz esta cuenta:

• Cuánto tardas en montar un presupuesto desde cero, con su desglose, su ahorro estimado y su PDF decente. Lo normal en Excel son 20-40 minutos. Si copias el del mes pasado y cambias números, quizá 15, pero entonces salta la avería nº 1 de la sección siguiente.
• Cuántos haces al mes.

Quince presupuestos a media hora son siete horas y media al mes. Casi un día entero de trabajo montando documentos. Y esa no es la parte cara.

La parte cara es la otra: los presupuestos que no mandas el mismo día. Cuando alguien pide tres presupuestos, el que llega primero parte con una ventaja enorme; el que llega el jueves compite contra uno que el cliente ya tiene sobre la mesa desde el lunes. Si media hora de trabajo hace que un presupuesto salga tres días tarde, lo que te cuesta el Excel no son 30 minutos: es esa venta.

Las cuatro averías que no se ven

Ninguna de estas te da un error en pantalla. Por eso son peligrosas.

1. La fórmula que se rompió hace tres meses. Duplicas la hoja del cliente anterior, insertas una fila y un rango se queda corto. El total sale mal y el presupuesto se manda igual, porque el número tiene pinta razonable. Nadie revisa una suma que lleva dos años bien. Y cuando aparece, o pierdes margen o tienes que llamar a un cliente para subirle el precio.

2. No sabes cuál mandaste. presupuesto_garcia_v2_FINAL_bueno.xlsx. Todos hemos estado ahí. El día que el cliente te dice "en el que me pasaste ponía otra cosa", no tienes forma de saber quién tiene razón.

3. No sabes cuáles están vivos. Esta es la que más dinero se lleva. Mandas veinte presupuestos, se firman seis, y los otros catorce se quedan en una carpeta. ¿Cuáles siguen calientes? ¿A cuál le tenías que dar un toque esta semana? Sin esa lista, la mitad del seguimiento no se hace, y el seguimiento es donde se cierra.

4. El cliente no puede aceptarlo. Un PDF que hay que imprimir, firmar y escanear se queda para "el finde". Y el finde el cliente ya no está tan seguro. Cada paso que le pones enfría la venta.

Las señales de que ya toca

No es cuestión de facturación ni de tamaño. Es cuestión de que se dé alguna de estas:

• Haces más de diez presupuestos al mes y ya no te los sabes de memoria.
• Ha entrado alguien más a hacer presupuestos y cada uno usa su versión de la hoja.
• Te has encontrado un error de fórmula alguna vez (o sospechas que hay alguno y no lo has buscado).
• No sabrías decir, sin abrir una carpeta, qué presupuestos tienes pendientes de respuesta.
• Alguna venta se te ha caído por tardar en mandar o por no dar el toque a tiempo.

Con una sola no pasa nada. Con tres, el Excel ya te está costando más de lo que te ahorra.

Lo que un software NO te va a arreglar

Esto no lo suele decir nadie que te quiera vender uno, así que lo digo yo: un programa de presupuestos no te trae clientes. Si el mes que viene no te llama nadie, cambiar de herramienta no cambia eso. Para el problema de que te llamen hay que trabajar otras cosas: la captación, tu ficha de Google, las reseñas o un simulador en tu web.

Tampoco te va a poner los precios bien. Si tus márgenes están mal calculados, el software te los va a repetir más rápido y más bonito, nada más.

Lo que sí arregla es lo de arriba: el tiempo, los errores tontos, el saber por dónde va cada cosa y ponérselo fácil al cliente para decir que sí.

Cómo cambiar sin liarla

El miedo razonable es dejarte a medias con lo que ya tienes. No hace falta:

1. Mete tu catálogo y tus precios una vez. Es la tarde de trabajo que cuesta el cambio, y es la única.
2. Haz los presupuestos nuevos en la herramienta y deja los viejos donde están. No hay que migrar nada hacia atrás.
3. Compara el primero con lo que te habría salido en tu hoja. Si no cuadra, es que el catálogo está mal metido, y mejor descubrirlo con uno que con veinte.

Eso es lo que hace Vattio: tu catálogo y tu marca guardados, el presupuesto en un par de minutos, firma online desde el móvil y la lista de cuáles están enviados, vistos o firmados. Si además quieres que dejen de perderse los que no cierran a la primera, mira el CRM.